Connectivity

Video is de nieuwe kiestoon

Video conferencing leidt tot groei en innovatie

Auteur: Melissa Fremeijer

Zien is geloven. Voor vele organisaties is het inmiddels duidelijk dat het gebruik van video niet alleen reiskosten omlaag brengt, maar ook veel voordelen met zich meebrengt die het bedrijf helpen om de effectiviteit en efficiency binnen bedrijfsprocessen te verhogen en snel op veranderingen in te spelen.

Voor steeds meer bedrijven blijkt video een onmisbaar communicatieschakel en een bedrijfskritische applicatie die niet langer weg te denken is uit de ICT-infrastructuur van de organisatie.

Productie in China

Dit geldt ook voor Bugaboo. Bugaboo is een Nederlands bedrijf dat mobiliteitsproducten maakt. Het bedrijf werd in 1999 opgericht door designer Max Barenbrug en arts Eduard Zanen, met als missie de mobiliteit voor mensen met kleine kinderen te waarborgen en kinderwagens zodanig uit te rusten dat elke weg ermee te bewandelen is. Inmiddels is Bugaboo uitgegroeid tot een succesvolle onderneming en worden de Bugaboo's over de hele wereld verkocht. Het hoofdkantoor is gevestigd in Amsterdam en er zijn verkoopkantoren over de hele wereld. Dat betekent dat er veelvuldig communicatie nodig is tussen het hoofdkantoor in Amsterdam en de vele vestigingen, zoals in China waar een groot deel van de kinderwagens wordt geproduceerd.

Bugaboo maakt sinds 2011 gebruik van video conferencing. Voornaamste doel bij het implementeren was om de communicatie tussen het personeel in China en het hoofdkantoor in Nederland te verbeteren. Net als veel andere bedrijven in deze tijden van globalisering en outsourcing, stonden bij Bugaboo taalbarrières en cultuurverschillen een soepele en doelmatige samenwerking in de weg. Het kwam meer dan regelmatig voor dat telefonisch contact met personeel in China de nodige misverstanden en dus ook fouten opleverde in een van de vele bedrijfsprocessen.

Uit communicatiestudies blijkt dat non-verbale communicatie ongeveer tachtig procent uitmaakt van de communicatie en dus van essentieel belang is. Om die reden zocht Bert Groot-Hulze, Global ICT manager bij Bugaboo, destijds naar de juiste video conferencing tool voor een adequate face-to-face communicatie om hiermee de zogeheten "interculturele verschillen" op te lossen.


Redenen voor implementatie
Uit een IDC eindgebruikersonderzoek onder 1900 bedrijven in EMEA (Europa, Midden-Oosten en Afrika) blijkt dat verbeteren van de communicatie één van de drie voornaamste redenen is voor het implementeren van video conferencing oplossingen:
  • verminderen van reiskosten van frequent reizend personeel (35%)
  • verbeteren van de produktiviteit en effectiviteit van vergaderen ( 23%)
  • verbeteren van interculturele verschillen en overbruggen van taalbarrières (19%).

Van intern naar extern gebruik van video conferencing

VisionsConnected, een cloudgebaseerde provider van Unified Communicationdiensten, hielp Bugaboo drie jaar geleden bij de implementatie van de video conferencing-oplossing. Omdat Bugaboo video voornamelijk wilde gebruiken voor interne communicatiedoeleinden, hebben ze gekozen voor een tweetal Cisco room-based videosystemen, één voor op het hoofdkantoor in Amsterdam en één voor op de fabrieksvestiging in Xiamen, China, vertelt Groot-Hulze. "Dit zijn zogenaamde 'executive desktopsystemen' oftewel desktops die qua vormgeving en audiovisuele eigenschappen speciaal zijn ontworpen voor video conferencing maar daarnaast ook de eigenschappen hebben van een 'gewone' desktop."

VisionsConnected is verantwoordelijk voor het beheer van de videosystemen als onderdeel van haar Managed Video Service dienstverlening, terwijl Bugaboo daarnaast ook gebruik maakt van het aanwezige MPLS-netwerk waarover het bedrijf beschikt. VisionsConnected levert verder de support service voor de nodige software-updates en biedt hulp bij problemen, storingen en andere spoedeisende toepassingen aan de video infrastructuur. Naast het gebruik van video voor interne doeleinden heeft Bugaboo er onlangs voor gekozen om met behulp van de video bridging service van VisionsConnected en de benodigde infrastructuur ook point to point video conferencing toe te passen met twee externe partijen, dus buiten de interne communicatie infrastructuur en netwerk.

Uitbreiding naar meer, mobiel, extern en instant gebruik

Inmiddels maakt Bugaboo plannen om het aantal eindpunten uit te breiden. "Dit is nodig omdat de aanwezige eindpunten in de video conferencingkamers momenteel vaak overboekt zijn", stelt Groot-Hulze. Het bedrijf wil in de nabije toekomst videocommunicatie mogelijk maken tussen personeel en verkoopkanalen in alle zestien landen waar Bugaboo vertegenwoordigd is. "Daarnaast willen we ervoor zorgen dat video conferencing niet alleen kan plaatsvinden met behulp van de video vergaderkamers, maar ook met werknemers die mobiel zijn", gaat Groot-Hulze verder. Daarom zal het bedrijf ook gebruik gaan maken van de Cisco Jabberclient die ervoor zorgt dat je ook makkelijk bereikbaar bent en kan inbellen via smart devices zoals een iPad. "Video via een mobiel toestel, bijvoorbeeld een tablet, wordt steeds meer gebruikt op ontwerpafdelingen of tussen ingenieurs en fabrieken, om visuele beelden van ontwerpen maar ook defecten van produkten of andere storingen tijdens het productieproces met elkaar te delen." Bij deze vorm van video moet men kunnen bewegen en inzoomen waar dat nodig is om de beelden te delen met ingenieurs of andere deskundigen aan de andere kant van de wereld.

Op dit moment wordt video gebruikt met voorafbepaalde eindpunten en op een afgesproken tijdstippen. Naast de plannen voor het uitbreiden naar mobiele eindpunten is het volgens ICT-manager Groot-Hulze zaak dat videocommunicatie een meer "instant" karakter krijgt, oftwel video bellen zonder dit vooraf te reserveren. Om zorgen weg te nemen dat er geen capaciteit is op het videonetwerk en flexibel video bellen werkelijkheid wordt, overweegt het bedrijf om gebruik te maken van "virtual meetingroom" cloud service van VisionsConnected. Deze virtuele vergaderruimtes maken het mogelijk om eenvoudig conferenties met meerdere partijen te houden, zowel intern als extern. "Ongeacht welk systeem, merk, apparaat of protocol er wordt gebruikt, iedereen kan via deze cloud service een vergadering bijwonen", stelt Groot-Hulze.

De voordelen van video as a Service (VaaS), oftewel video services die vanuit de cloud worden geleverd, zijn onder andere de schaalbaarheid, flexbiliteit van afname, kosten per maand in plaats van kapitale investeringen vooraf in een video netwerk, geen zorg met betrekking tot beheer maar toch zelf-voorziening met opties via web portals. Om al deze redenen is het denkbaar dat de vraag naar hosted video services verder zal toenemen. Dit is vooral het geval bij het midden- en kleinbedrijf waar nauwelijks IT-resources zijn om een videonetwerk adequaat te beheren.

Video als onderdeel van een Unified Communications platform

Video is inmiddels een onmisbare manier van communiceren geworden binnen Bugaboo. Niet alleen is er sprake van een substantiële verlaging van reiskosten (executives en ingenieurs hoeven niet meer regelmatig naar China en andere vestigingen in het buitenland te reizen), er is ook sprake van een betere communicatie waarbij beslissingsprocessen vele malen overzichtelijker zijn geworden. Dit scheelt aanzienlijk veel tijd en dus geld. Verder wordt video conferencing gebruikt als een HR-tool bij het aannemen van nieuw personeel in China.

Bert Groot-Hulze geeft aan dat het huidig videogebruik voor 95 procent bestaat uit interne communicatie. Wereldwijd bestaat het videogebruik maar voor 66 procent uit interne communicatie en voor 34 procent uit externe communicatie. Maar een virtuele vergaderruimte zal videoconferencing met de buitenwereld vele malen gemakkelijker maken en Groot-Hulze verwacht dan ook dat de frequentie van extern video conferencing door Bugaboo personeel hierdoor snel zal toenemen tot een vergelijkbaar percentage.

Innovatie en groei

Naast de voordelen van video ten behoeve van kostenverlaging en verhoging van efficiëntie binnen een een verscheidenheid aan bedrijfsprocessen kan video conferencing zelfs leiden tot innovatie en groei. Voor de gevanceerde video conferencegebruiker is video volledig geïntegreerd in een unified communications platform, waarbij met behulp van één interface alle communicatiemiddelen en applicaties continu met elkaar verbonden zijn. Dit betekent dat via elk type applicatie (denk aan telefoon, email, instant message, video , social networks, klantenbeheersystemen, etc) iedereen binnen het bedrijf op elk moment, plaats en type toestel en een geïntegreerd addressenbestand met elkaar kan communiceren, ook met externe partijen, zoals bijvoorbeeld klanten.

Een optimaal efficiënte communicatie-infrastructuur leidt ook tot soepelere en betere samenwerking, visueel delen van informatie en genereren van nieuwe ideeën om groei van de onderneming te waarborgen, stelt Groot-Hulze. Volgens hem zorgen het real-time monitoren en evalueren van klantpercepties, klachten of vragen met behulp van sociale netwerken en bijvoorbeeld videoverbindingen met winkels voor snelle doorstroom van gegevens naar de juiste mensen die hierop adequaat kunnen reageren. Vervolgens kunnen ze die input weer gebruiken voor productinnovatie of bijsturing als er problemen zijn. De geavanceerde videosoftware van tegenwoordig biedt daarnaast een snelle manier om tekst en beeld terug te vinden in alle video's die opgeslagen worden voor de nodige analyse achteraf. Naast de productdemo's die er nu plaatsvinden door middel van video binnen het bedrijf wil het bedrijf ook meer visuele communicatie met distributiekanalen en met klanten. Dit kan bijvoorbeeld door demo video's of eventueel real time video met personeel van Bugaboo voor alle winkels waar Bugaboo wordt verkocht.

Zien is geloven: video is een noodzakelijk goed

Een ding is duidelijk: video is noodzakelijk geworden bij Bugaboo en het is niet meer weg te denken. Naast de voordelen die Bugaboo op dit moment van videogebruik ondervindt, zijn er volgens Groot-Hulze nog veel meer voordelen uit slim video gebruik te halen. "Van groot belang is het gemak waarmee men de videoapplicatie of het videosysteem kan hanteren. Gemak dient de mens, dit geldt ook voor videogebruik", zegt hij. "De gouden twee minutenregel is cruciaal. Als het niet gemakkelijk is om te doen wordt de drempel te hoog om het nog een keer te proberen." Daarnaast moet er genoeg capaciteit zijn zodat niemand wordt gehinderd door onvoldoende capaciteit in het netwerk. Als aan deze voorwaarden wordt voldaan, en de voordelen van video steeds duidelijker worden, zou video nog weleens de nieuwe kiestoon kunnen worden voor bedrijven die hiervan de vruchten willen plukken.

Voor meer informatie over IDC onderzoek over de video en unified communications & collaboration markt in EMEA, kijk op IDC EMEA Enterprise Communications and Collaboration of neem contact op met auteur Melissa Fremeijer via Twitter @Mfremeijer of via email: mfremeijer@idc.com