Achtergrond
Sommige bedrijven bouwen hun eigen variant op Jive en Yammer

Geschreven door Kristian van Tuil

Social platform kopen? Zelf bouwen kan ook!

Sonar is een systeem wat in oktober 2013 is bedacht en inmiddels voor 1200 gebruikers actief is. Wat ooit begon als experiment is volgens IT-manager Mike Out van Guidion een groot succes waarop constant nieuwe features uitgerold worden.

Hoe is Sonar ontstaan?
Out: "Laat ik zeggen de rol van IT binnen Guidion zo is gedefinieerd dat van ons niet alleen verwacht wordt dat we de systemen draaiende houden, maar ook continu vooruit kijken, vandaar dat het een voorname taak is voor mij als IT-manager om continu naar next-gen technologie te kijken en nieuwe initiatieven te ontplooien."

"Het platform Sonar is ontstaan vanuit IT. We zagen een ontwikkeling bij zowel consumenten en bedrijven waarbij het medium e-mail onder druk is komen te staan. Waarom e-mailen we eigenlijk nog als er zoveel nadelen zijn? Denk aan spam, ellenlange reply-all's en geen koppeling met systemen."

Sonar moest dus vooral het probleem van e-mail oplossen?
"Informatie uitwisselen deden wij via e-mail op de traditionele manier, maar dit legt de lat om bepaalde zaken te delen wel hoog. De mate van interactie was gering en we merkten veel vervuiling in de mailsystemen. Daarbij zaten we in een situatie waarbij op kantoor een hoop gebeurde, maar de brug naar de 800 zpp'ers die voor ons werkzaam zijn lastig gemaakt werd. We zagen een eigen sociaal platform als een manier om de kennis die extern leeft naar boven te halen en daarbij iedereen te laten profiteren, zowel intern als extern. Onze monteurs en experts doen honderdduizenden klantbezoeken per jaar en deden dat allemaal op hun eigen manier, wel op basis van onze werkinstructies, maar er zat altijd veel ruis op de lijn; er waren genoeg kansen voor verbeteringen."

"Als je zoals bij Guidion het geval is een bottom-up cultuur aanhangt, dan ga je dat met e-mail, telefonie en face-to-face communicatie niet alle issues rond communicatie oplossen. Moderne bedrijven, grote organisaties met kleine teams, zien in social business een oplossing."

8 features waarop Sonar inzet of gaat inzetten
1. Wiki per team met artikelen
Intelligentie rondom crowdsourcing van up 2 date houden van artikelen
2. Intelligentie rondom meetbaarheid van leesbaarheid.
Verplicht lezen
Geen werk meer als je je informatie niet leest
3. Gamification voor stimulatie van participatie
4. SonarTV (SmartTV app waar live informatie op wordt gezet
5. Geluk
Een Chief Happiness Officer die Sonar actief inzet als instrument
Er is de Geluksmuur (apart kanaal op SonarTV) waar bepaalde posts van de timeline op komen
Binnen Sonar kan je je realtime gelukscore meegeven + motivatie/feedback en heb je elke maand de Guidion Geluksbarometer waar we actief op sturen.
6. E-learning (work in progress)
7. Overige features (work in progress)
Chrome Extensie voor desktop notificaties
MijnGuidionIdee voor crowdsources prioritering
Guidion Marktplaats voor delen van koopjes of zoekopdrachten naar bv woonruimte
Aanmelden voor het avondeten
Jaaragenda (overzicht van alle Guidion events)

...en dus kies je voor een mooi kant-en-klaar pakket, of niet?
"Met tooling kun je deze problematiek aanpakken, alleen tijdens onze brainstormsessies was die markt nog heel erg aan het groeien en in vele opzichten onvolwassen. Jive en Yammer waren er wel, maar pasten niet bij onze manier van werken. Er was geen functionele match te maken, maar we werden hierdoor wel geïnspireerd."

"Zodoende zijn we met een eigen social intranet voor Guidion begonnen. We hebben onderzoek gedaan naar wat we zelf kunnen maken en wat de markt ons qua oplossingen kan bieden. We draaien nu een applicatie op basis van best-of-breed technologie die we tegelijkertijd helemaal naar ons model van werken kunnen omvormen. En dat is nodig, want volgens Gartner faalt 60 procent van alle social iniatieven vanwege geen goede match, gebrek aan executive support, het ontstaan van chaos of het in de steek laten zodat een ghost town ontstaat. Wij zagen deze risico's ook en omdat we geen goede match met bestaande tools zagen, besloten we het dus zelf te doen."

Wat waren de vereisten?
"We werken met twintig partners met elk hun eigen teams; belangrijk is dat we informatie goed kunnen sturen. Sommige medewerkers wilden we extra rechten geven, we wilden enthousiasmeren via gamification en self-service zodat je niet in de situatie komt dat iets niet live kan gaan omdat er ergens door een beheerder geen vinkje is geplaatst."

En iedereen was vanaf het eerstemoment verkocht bij de livegang eind 2014?
"Natuurlijk hadden ook wij te maken met weerstand. Er waren genoeg mensen die dachten, moeten we hier nu tijd en moeite insteken en wat is het eigenlijk precies? Ook vanuit bestuurders was er die zorg, omdat de tool puur voor communicatie is en het niet zozeer iets is waar je direct geld aan verdient. Maar ik geloofde er vanaf het begin heilig in dat dit product de bezieling van onze bedrijfscultuur zou gaan tonen."

Wat is nu precies de bedoeling van het platform
"Voor alles wat betreft communicatie is Sonar de place to be. Of dat nu gaat om het verspreiden van de nieuwsbrief, een idee voor een nieuw project, aanmelden voor een etentje, je rooster bekijken of een advertentie plaatsen, dat moet op één plek kunnen. Zoiets gaat pas werken als het ook leuk is om op het platform te verblijven; daarop hebben we dus fors ingezet. Het is enerzijds een plek waarop je op informele wijze informatie kunt delen, maar er zit ook een splitsing in dat je het kritieke scheidt van het informele. Sommige gebruikers hebben de mogelijkheid informatie te labelen als verplicht leesvoer, zodat je bij het inloggen berichten wel moet lezen alvorens je de rest kunt inzien."

Gaat er vanuit niet te veel tijd in zitten?
"Gebruikerstoegang gebeurt via IT-beheer en is geïntegreerd met Active Directory. Dat kost een uurtje of twee per week, ondanks dat het verloop in zzp'ers groot is. Verder is er een partttime webdeveloper met de frontend en mobile bezig, terwijl een parttime softwareengineer de backend doet en deze helemaal opnieuw maakt, omdat we van WordPress af willen stappen en onze technische schuld verder willen opruimen voordat we verder ontwikkelen. Het bouwen van de back-end gebeurt met bulp van moderne technologieën als GraphDB, Spring.IO en Java."

Je hebt laten doorschemeren dat je Sonar ook als tool voor andere partijen zou willen uitbrengen. Waarom speel je met die gedachte?
"Wij merken dat dit een mooi en flexibel platform is wat niet voor één, maar zelfs twintig doeleinden geschikt is. Je kunt het volledig naar wens aanpassen. We zien toepasbaarheden bij andere bedrijven, bijvoorbeeld omdat je hiermee in no-time nieuwe zaken als werkinstructies en reclamecampagnes kunt aanbieden. Zo trainen we zelf snel werknemers; we kunnen ze verplicht informatie laten lezen en een testje laten doen alvorens ze nieuw werk oppakken. We willen informatievoorziening bij Guidion veel serieuzer gaan nemen en dat weten gebruikers ook. Maar tegenover die serieuze kant staan weer leuke zaken die maken dat het platform onder medewerkers echt leeft. En dat kan elders ook gebeuren."

"We hebben onlangs twintig smart tv's opgehangen waar een app op draait die berichten van het social platform toont. Dat kunnen posts zijn, maar ook de agenda van de personeelsvereniging, statistieken, beschikbare trainingen of populairste gebruikers. Dat motiveert medewerkers om te reageren. We wilden op elk scherm vertegenwoordigd zijn, van mobiel tot narrowcasting en dat is al mooi gelukt. Op termijn willen we dat vermarkten en voor andere bedrijven beschikbaar stellen."

"In de loop van 2016 moet Sonar, tegelijkertijd met onze expansie naar het buitenland, ook voor derden beschikbaar komen. Multitenancy zou dan volwassen genoeg moeten zijn om het whitelabel/branded aan partners, maar ook aan anderen aan te bieden als marktonderzoek uitwijst dat er vraag naar bestaat."

Is dat zelf bouwen nu iets wat jullie vaker doen of van plan zijn om te gaan doen?
"Soms moet je bewust de keuze nemen iets zelf te maken ook al zijn er kant-en-klare pakketten voorhanden. Maar op andere momenten heeft de cloud die niet beschikbaar en moet je die wel zelf ontwikkelen. Het is elke keer een risico dat je neemt om iets helemaal zelf te doen. Bij ons ligt de uitdaging vooral in executie omdat we qua resources krap zitten met vacatures die vacant blijven."

Wat zijn voorbeelden van zaken die jullie NIET zelf willen doen
Finance, billing, logistiek en data zijn gesloten systemen die we bij een leverancier hebben ondergebracht of waarvoor we wel een softwarepakket afnemen."

"Als ik als IT-manager een behoefte verneem, dan kijk ik eerst naar buiten om te zien hoeveel kantoren dezelfde behoefte koesteren. Als meer dan 80 procent van de bedrijven in onze branche met dezelfde vraag kampt, dan kan ik het beste maar een best practice van een leverancier volgen. Als het maar 5 procent is, zoals voor workforce management geldt, dan gaan we zelf aan de slag omdat we anders waarschijnlijk compromissen moeten maken met een systeem dat niet volledig voldoet aan onze wensen."

Zijn de resultaten van Sonar al meetbaar?
"Binnen Guidion sturen we op geluk. We hebben een chief happiness officer die heel meetbaar medewerkers helpt gelukkiger te worden met hun werk. Eén van de resultaten van eerste onderzoek naar Sonar is dat we zien dat mensen het leuk vinden te gebruiken en het als extraatje voor hun dag zien. Sommigen kijken uit naar bepaalde dagen omdat ze al weten dat er vaste posts aangemaakt zullen worden. Het is een middel dat communicatie al flink heeft gestroomlijnd en ervoor gezorgd dat we minder kosten aan meetings kwijt zijn. Productiviteitverhoging is nooit een streven geweest, maar als wij gelukkiger medewerkers creëren met behulp van Sonar, dan zullen zij ook productiever zijn."

Hoeveel activiteit is er op het platform?
"Er verschijnen zo'n tien á twintig nieuwe berichten per dag op de site. Maar we meten ook het aantal kijkers. We hebben allerlei trucs om te onderzoeken hoe mensen een bericht lezen, waardoor we worden uitgedaagd om steeds betere topics aan te maken. Het voornaamste doel is het zo groot mogelijk maken van de actieve groep participanten. Lezers willen we converteren naar medewerkers die actief op het netwerk participeren. Je merkt dat het leeft en je ziet dat mensen het de hele dag open hebben staan en het als primaire tool gebruiken. Het is geen schaduwcommunicatiemiddel."

Is het daarmee in zijn opzet geslaagd om het e-mail te laten vervangen?
"Voor velen heeft het e-mail inderdaad vervangen. Het platform is bedoeld voor bulkcommunicatie en niet voor 1-op-1 gesprekken. Dit gebeurt open en transparant. Voor kleine virtuele teams en 1-op-1 gesprekken mag gemaild blijven worden, de rest gaat via Sonar."

Wat is nu echt het geheim van dit succes?
"De transitie van 'top-down' naar 'crowdsourced interactief' binnen social business, een trend die ik bemerk, is iets wat we hier aan den lijve ondervinden en waar we heel erg enthousiast van worden. In plaats van één iemand die op een kantoor iets verzint voor tweehonderd man, is het vooral de clou deze tweehonderd man te bewegen zodat we samen met de beste waarheid komen."